来源 :北元集团2024-04-01
档案不仅是历史的见证，更是未来发展的基石。面对新形势下的新变化、新挑战、新要求，北元集团统筹推进档案智能化建设工作，不断推动档案管理规范化、精细化、科学化发展，走出了一条档案管理智能化之路。
向数字化迈进
背脊、目录、格式、大小、字迹等参差不齐、标准不一；收集、整理、归档、利用等步骤繁琐低效，耗费大量时间精力……
审视20余年浩如烟海的档案,公司档案管理人员深感困惑。更让他们感到焦虑的是，档案的数字化进程缓慢，缺乏专业的档案管理软件平台，导致各单位之间的档案信息传递、交流和共享成为一大难题。亟需改变传统的档案管理方式，是他们的热切期盼。
面对困境，公司不断创新档案管理模式和方法，采用先进档案管理信息化技术手段，寻求破局之策。
在硬件方面，结合公司实际，选购了以6台国产扫描仪、12台计算机以及11套数字化加工系统作为数字化加工的核心设备，为后续档案数字化工作奠定了坚实基础。
在软件方面，通过深入调研，对标国内各类档案管理系统，引入西安国翔的档案管理系统，具备了强大的信息收集、整理、管理、分析与应用等功能，还能够实现档案的电子化、数字化管理。
在人员培养方面，成立了档案智能化推进小组，由档案工作分管领导担任，抽调各单位骨干，担任专兼职档案管理员，力争在推进档案智能化管理系统工作中，培养出一支业务精湛的档案管理专业化队伍。
创新发展优质服务
在公司档案数字化加工室内，档案管理员正对纸质版档案进行着紧张而有序的数字化加工，将纸质档案转化为电子档案，并传递到档案管理系统，一套行云流水动作的背后，是档案管理员们的热情付出，完成了近230万页档案的数字化加工工作，实现了与OA系统和NCC系统的深度集成，可将系统文书、电子合同文件等进行单件、批量处理，完成自动归档和自动编目组卷，极大地提高了档案管理的效率和便捷性，为公司档案管理的数字化转型奠定了坚实基础。
“太方便了，‘嗖’地一下就找到了我所需要的资料。”一位员工感慨地说道，“现在只需要在系统中输入关键词或者选择相应的分类，就可以轻松找到所需的档案信息。”
智能化档案管理系统上线运行后，给公司档案管理工作带来了翻天覆地的变化，原本繁琐的借阅流程变得简单快捷，同时还提供了多样化的利用方式，如浏览、打印、下载等，满足了员工的不同需求。通过对档案信息的深度挖掘和分析，可以更加准确地掌握企业的历史沿革、发展趋势和市场竞争态势，为企业战略规划提供重要的参考依据。
管理人员秉持存量透明化、监控立体化、预警智能化的原则，不断追求技术和管理上的突破，通过“掌上借阅”“全流程可视化”“屏幕报警、声光报警、电话短信报警”等先进功能，让管理者们可以更加便捷地对档案进行远程操控和管理。